Richtlinien des Verwaltungsgerichts über die Vorarchivierung von Gerichtsakten und deren Ablieferung an das Staatsarchiv

Richtlinien des Verwaltungsgerichts über die Vorarchivierung von Gerichtsakten und deren Ablieferung an das Staatsarchiv vom 10.06.2002 (Fassung in Kraft getreten am 01.07.2002) Das Verwaltungsgericht des Kantons Freiburg gestützt auf die Artikel 18 und 26 des Gesetzes vom 24. April 1990 über die Organisation des Verwaltungsgerichts (VGOG); gestützt auf Artikel 16 des Reglements des Staatsarchivs vom 2. März 1993 (StAR); beschliesst:

1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Definitionen

1 Die Vorarchivierungsdossiers bestehen aus Dokumenten, die keinen unmit - telbaren Nutzen mehr haben und von den Organen, Dienststellen und Anstal - ten an einem geeigneten Ort aufbewahrt werden müssen.

2 Die Archivierungsdossiers bestehen aus vorarchivierten Dokumenten, die offensichtlich keinen praktischen Nutzen mehr haben, deren allfällige (in die - sen Richtlinien festgesetzten) Aufbewahrungsfristen verstrichen sind und die vom Staatsarchiv aufbewahrt werden.

Art. 2 Gegenstand

1 Diese Richtlinien regeln die Vorarchivierung der Akten des Verwaltungsge - richts und der Behörden der Verwaltungsjustiz, die unter seiner Aufsicht ste - hen, und die Ablieferung dieser Akten an das Staatsarchiv.

2 Sie finden auf die Dokumente Anwendung, die gerichtliche Aktenhefte dar - stellen, nachdem den Parteien die von ihnen eingereichten Beweismittel zu - rückerstattet wurden.

3 Sie finden keine Anwendung auf Sammlungen von Urteilen, Entscheiden, Protokollen, Karteien und Registern, die von der Behörde, von der sie herrüh - ren, für unbeschränkte Zeit gebunden oder anderweitig fixiert aufbewahrt werden (abweichende gesetzliche Bestimmungen vorbehalten).

4 Die Aufbewahrung von Dokumenten über die allgemeine Verwaltung der Behörden nach Absatz 1 werden im Reglement des Staatsarchivs (StAR) ge - regelt.

5 Besondere Bestimmungen des Bundes oder des Kantons, insbesondere jene des Reglements über die Sicherheit der Personendaten (DSR) bleiben vorbe - halten.

2 Modalitäten der Vorarchivierung

Art. 3 Zuständigkeit

1 Jede Behörde nach Artikel 2 Abs. 1 archiviert die aus ihrer Tätigkeit hervor - gegangenen Akten vor; sie gewährleistet deren Aufbewahrung und schützt deren Sicherheit mit allen zur Verfügung stehenden Mitteln.

2 Das Verwaltungsgericht überprüft in Zusammenarbeit mit dem Staatsarchiv die Vorarchivierung durch die betreffende Behörde.

Art. 4 Klassierung

1 Nach endgültiger Erledigung einer Angelegenheit werden die Aktenhefte unter Angabe des Datums ihrer Einschreibung im Gerichtsrodel, des Erledi - gungsdatums, der Parteien und des Gegenstandes in einem Vorarchivierungs - register eingetragen.

Art. 5 Aufbewahrung und Zugang

1 Die Aktenhefte werden in einem geeigneten, abgeschlossenen und ausrei - chend gegen Feuer und Feuchtigkeit geschützten Raum sorgfältig aufbe - wahrt. Die Sicherheit der Personendaten in den Vorarchivierungsdossiers muss sichergestellt werden (Art. 13 Abs. 1 DSR).

2 Die vorarchivierten Akten sind der Öffentlichkeit nicht zugänglich. Zum Zweck der wissenschaftlichen Forschung kann die betroffene Behörde mit Einwilligung des Verwaltungsgerichts Ausnahmen gewähren.

Art. 6 Dauer der Vorarchivierung

1 Die Gerichtsakten werden 10 Jahre aufbewahrt.

2 Gesetzliche Vorschriften, die andere Fristen vorsehen, bleiben vorbehalten.

3 Ablieferung an das Staatsarchiv und Vernichtung

Art. 7 Ende der Vorarchivierung

1 Alle zehn Jahre wendet sich die vorarchivierende Behörde an das Verwal - tungsgericht, das über die Abtretung derjenigen Akten entscheidet, deren Vorarchivierungsdauer verstrichen ist.

2 Das Verwaltungsgericht gelangt an das Staatsarchiv, das unter Mitwirkung der vorarchivierenden Behörde über die Archivierung oder die Vernichtung der Akten entscheidet.

3 Für die vom Verwaltungsgericht vorarchivierten Akten kann das Staatsar - chiv häufiger angerufen werden, wenn die Zahl der Akten, deren Vorarchi - vierungsdauer am Ende angelangt ist, es rechtfertigt.

Art. 8 Ablieferung an das Staatsarchiv

1 Dem Staatsarchiv werden Akten von dauerhaftem oder historischem Inter - esse abgeliefert, insbesondere die Akten, die sich:

a) auf rechtlich besonders charakteristische Angelegenheiten beziehen;

b) auf Persönlichkeiten oder Orte von besonderem Interesse beziehen;

c) auf Angelegenheiten beziehen, die wertvolle kulturelle Hinweise ent - halten (soziale Bedingungen, Epochen, Entwicklungsfaktoren).

Art. 9 Vernichtung

1 Akten, deren Archivierung gemäss Artikel 8 nicht vorgeschrieben ist, wer - den mit Einwilligung des Verwaltungsgerichts und mit Zustimmung des Staatsarchivs vernichtet.

2 Die Vernichtung muss auf geeignete Weise durchgeführt werden, damit jede Möglichkeit einer Wiederherstellung ausgeschlossen werden kann (Art.

13 Abs. 2 DSR).

4 Schlussbestimmung

Art. 10

1 Diese Richtlinien treten am 1. Juli 2002 in Kraft.

Änderungstabelle – Nach Beschlussdatum Beschluss Berührtes Element Änderungstyp Inkrafttreten Quelle (ASF seit 2002)

10.06.2002 Erlass Grunderlass 01.07.2002 2002_070 Änderungstabelle – Nach Artikel Berührtes Element Änderungstyp Beschluss Inkrafttreten Quelle (ASF seit 2002) Erlass Grunderlass 10.06.2002 01.07.2002 2002_070