Reglement über die Gemeindeagenturen der kantonalen AHV-Ausgleichskasse

Reglement über die Gemeindeagenturen der kantonalen AHV-Ausgleichskasse vom 26.10.2010 (Fassung in Kraft getreten am 01.07.2019) Der Staatsrat des Kantons Freiburg gestützt auf den Artikel 12 des Ausführungsgesetzes vom 9. Februar 1994 zum Bundesgesetz über die Alters- und Hinterlassenenversicherung und zum Bundesgesetz über die Invalidenversicherung; nach Stellungnahme der Verwaltungskommission der Kantonalen Sozialver - sicherungsanstalt; auf Antrag der Direktion für Gesundheit und Soziales, beschliesst:

1 Anwendungsbereich

Art. 1 Gemeindeagentur

1 Die Gemeindeagentur im Sinne dieses Reglements (die Agentur) ist eine Zweigstelle nach Artikel 65 Abs. 2 des Bundesgesetzes vom 20. Dezember

1946 über die Alters- und Hinterlassenenversicherung (AHVG).

2 Die Agentur befindet sich in der Gemeindeverwaltung.

3 Die Agentur ist ein Organ der kantonalen AHV-Ausgleichskasse (die Aus - gleichskasse) und dient als Verbindungsglied zwischen der Gemeinde bezie - hungsweise den Gemeinden und der Ausgleichskasse sowie als Auskunfts - stelle.

4 Grundsätzlich gibt es eine Agentur pro Gemeinde.

5 Mehrere Gemeinden können gemeinsam eine Agentur errichten. In diesem Fall wählen die Gemeinden den Standort der Agentur und bezeichnen die AHV-Agentin oder den AHV-Agenten (die Agentin bzw. der Agent); die Ge - nehmigung durch die Ausgleichskasse bleibt vorbehalten.

2 Gemeindeagentin/Gemeindeagent

Art. 2 Bezeichnung und Stellung

1 Die Agentin oder der Agent ist in der Gemeindeverwaltung angestellt, ihre oder seine Bezeichnung wird durch die Ausgleichskasse genehmigt.

2 Die Agentin oder der Agent gehört zum Gemeindepersonal und ist dem Ge - setz vom 25. September 1980 über die Gemeinden unterstellt.

3 Als Organ der Ausgleichskasse ist die Agentin oder der Agent für die Aus - führung der Aufgaben nach diesem Reglement dieser direkt unterstellt.

4 Die Tätigkeit der Agentin oder des Agenten ist mit der Ausübung weiterer öffentlicher Funktionen und ihres oder seines Berufs vereinbar, sofern diese kein Hindernis für den guten Betrieb der Agentur darstellen und dem Berufs - geheimnis, der Gewaltentrennung sowie dem Datenschutz nicht im Wege ste - hen.

Art. 3 Pflichten

1 Die Agentin oder der Agent ist gehalten, gegenüber Aussenstehenden über alle Feststellungen und Beobachtungen, die sie oder er in Ausübung des Amtes macht, Stillschweigen zu wahren.

2 Die Agentin oder der Agent ist verpflichtet, alle Auskünfte zu erteilen, die die Ausgleichskasse von ihr oder ihm verlangt.

Art. 4 Haftung

1 Die Gemeinde haftet im Sinne von Artikel 70 AHVG gegenüber dem Kanton für Schäden, die von der Agentin oder vom Agenten verursacht wur - den, weil sie oder er strafbare Handlungen beging oder die Vorschriften ab - sichtlich oder grob fahrlässig missachtete.

3 Aufgaben der Gemeindeagenturen

Art. 5 Aufgaben in Zusammenhang mit der Mitgliedschaft

1 Die Agentin oder der Agent muss die Situation bei der AHV aller Personen kontrollieren, die auf dem Gemeindegebiet wohnhaft sind.

2 Verfügt die Gemeinde über die notwendigen Informationen, so kontrolliert die Agentin oder der Agent namentlich die Kassenzugehörigkeit:

a) der natürlichen Personen, die selbständig erwerbstätig sind;

b) der Arbeitgeberinnen und Arbeitgeber von Hauspersonal;

c) der nicht erwerbstätigen Personen.

3 Darüber hinaus muss die Agentin oder der Agent an Abklärungen im Zu - sammenhang mit den Kassenzugehörigen mitwirken.

4 Die Abklärungen und Kontrollen des Anschlusses von Personengesellschaf - ten und juristischen Personen nimmt die Ausgleichskasse selber vor. In be - stimmten Fällen kann sie verlangen, dass die Agentin oder der Agent mit - wirkt.

5 Die Agentin oder der Agent führt die Kartei der Mitglieder der Ausgleichs - kasse sowie diejenige der Mitglieder der Verbandsausgleichskassen.

6 Die Agentin oder der Agent vergleicht in regelmässigen Abständen die Kar - tei der Einwohnerkontrolle mit derjenigen der Agentur.

7 Die Agentin oder der Agent teilt der Ausgleichskasse alle Änderungen und Mutationen mit, die bei diesen Personen oder Personengruppen eingetreten sind.

Art. 6 Allgemeine Informationen

1 Die Agentin oder der Agent erteilt den Mitgliedern alle nötigen Auskünfte und hilft ihnen wenn nötig beim Ausfüllen der Formulare.

Art. 7 Weitere Aufgaben

1 Die Agentin oder der Agent kann aufgefordert werden, bei der Wahrneh - mung anderer Aufgaben mitzuarbeiten, die der Ausgleichskasse übertragen wurden.

2 Die Entschädigung für diese anderen Aufgaben obliegt der Stelle, die sie der Ausgleichskasse übertragen hat.

4 Organisation der Agentur

Art. 8 Allgemeines

1 Die Agentin oder der Agent sorgt für den guten Betrieb der Agentur und richtet sich nach den Weisungen der Ausgleichskasse. Diese werden in einem besonderen Dokument, das von der Ausgleichskasse erstellt wird, festgehal - ten.

Art. 9 Mitgliederkartei

1 Die Agentin oder der Agent verfügt über eine Kartei der Mitglieder der Ausgleichskasse und der Mitglieder der Verbandsausgleichskassen. Bei Neu - anschlüssen und Mutationen erhält die Agentin oder der Agent von der Aus - gleichskasse neue oder berichtigte Mitglieder-Fichen. Diese Dokumente kön - nen in einem Informatiksystem abgelegt und bearbeitet werden, das vorgän - gig von der Ausgleichskasse genehmigt worden ist.

Art. 10 Materialvorrat

1 Die Agentin oder der Agent muss über einen genügenden Vorrat an amtli - chen Formularen verfügen; diese werden bei Bedarf unentgeltlich von der Ausgleichskasse geliefert.

Art. 11 Laufendes Archiv und Zwischenarchiv

1 Die Agentin oder der Agent bewahrt die Dossiers gut geordnet, vollständig und sorgfältig auf.

2 Die nachfolgenden Dokumente muss die Agentin oder der Agent in einem Ordner oder in einem elektronischen Ablagesystem aufbewahren:

a) Korrespondenz;

b) Rundschreiben und Weisungen an die Agentinnen und Agenten;

c) Mitgliederliste der Ausgleichskasse.

3 Die Agentin oder der Agent sorgt dafür, dass die Dokumente bis zum Ab - lauf der Aufbewahrungsfrist oder bis auf neue Weisung der Ausgleichskasse benützt werden können.

Art. 12 Ausbildung der Agentinnen und Agenten

1 Wechselt die Agentin oder der Agent, so wird diese oder dieser von der Ausgleichskasse ausgebildet.

2 Die Ausgleichskasse achtet ausserdem auf eine gute Weiterbildung der Agentinnen und Agenten. Die Kosten dafür gehen zulasten der Ausgleichs - kasse.

Art. 13 Entschädigung der Agentinnen und Agenten

1 Die Agentinnen und Agenten werden direkt von der Gemeinde entlöhnt.

Art. 14 Finanzierung

1 Die Ausgleichskasse entrichtet der Gemeinde jährlich einen Pauschalbetrag zur Finanzierung der Kosten, die aufgrund dieses Reglements entstehen.

2 Der Pauschalbetrag besteht aus einem Grundbetrag von 400 Franken pro Gemeinde und einem Betrag von Fr. 0.70 pro Bewohner gemäss zivilrechtli - cher Bevölkerung.

Art. 15 Kontrolle der Agentur

1 Die Agenturen werden regelmässig vom zuständigen Dienst der Ausgleichs - kasse kontrolliert, nämlich gemäss Artikel 161 Abs. 3 der Verordnung des Bundes vom 31. Oktober 1947 über die Alters- und Hinterlassenenversiche - rung (AHVV) mindestens alle drei Jahre.

2 Die Kontrolle der Agentur findet an Ort und Stelle statt.

3 Eine Kopie des Kontrollberichts geht an die Gemeindebehörde und an die Agentin oder den Agenten.

Art. 16 Straf- und Disziplinarmassnahmen bei ungenügender Führung

der Agentur

1 Werden bei einer Kontrolle oder auf andere Weise Mängel in der Führung einer Agentur festgestellt, erteilt die Ausgleichskasse der Agentin oder dem Agenten eine angemessene Frist für die Bereinigung der Situation; wenn nö - tig, informiert sie die Gemeindebehörde darüber.

2 Werden die Mängel nicht fristgerecht behoben, so entsendet die Ausgleichs - kasse eine Person des zuständigen Dienstes an Ort und Stelle, um die Füh - rung der Dossiers der Agentur sicherzustellen. Die Kosten für die Fahrten und die Arbeit dieser Person gehen zu Lasten der Gemeinde.

3 Bei schwerer oder wiederholter Missachtung der gesetzlichen Vorschriften oder der Weisungen der Ausgleichskasse verlangt diese von der Gemeinde - behörde die Abberufung und Ersetzung der Agentin oder des Agenten.

5 Schlussbestimmungen

Art. 17 Aufhebung

1 Das Reglement vom 1. Januar 1992 über die Gemeindeagenturen der kanto - nalen AHV-Ausgleichskasse wird aufgehoben.

Art. 18 Übergangsrecht

1 Gemeinden, deren Agentin oder Agent nicht zum Gemeindepersonal gehört, haben bis zum 1. Januar 2012 Zeit, die Agentin oder den Agenten nach Arti - kel 2 dieses Reglements zu bezeichnen.

2 Die Verpflichtungen gegenüber den Agentinnen und Agenten, die nicht von der Gemeinde angestellt sind, enden von Amtes wegen auf den 31. Dezember

2011.

3 Im Jahr 2011 wird der Pauschalbetrag nach Artikel 14 dieses Reglements direkt den Agentinnen und Agenten entrichtet, die nicht von der Gemeinde angestellt sind, und nicht den betroffenen Gemeinden.

Art. 19 Inkrafttreten

1 Dieses Reglement tritt am 1. Januar 2011 in Kraft.

Änderungstabelle – Nach Beschlussdatum Beschluss Berührtes Element Änderungstyp Inkrafttreten Quelle (ASF seit 2002)

26.10.2010 Erlass Grunderlass 01.01.2011 2010_115

23.12.2014 Art. 14 geändert 01.10.2014 2014_114

04.06.2019 Art. 11 Titel geändert 01.07.2019 2019_043 Änderungstabelle – Nach Artikel Berührtes Element Änderungstyp Beschluss Inkrafttreten Quelle (ASF seit 2002) Erlass Grunderlass 26.10.2010 01.01.2011 2010_115