Reglement über die Finanzverwaltung und die Rechnungslegungsstandards der Fachhochschule Westschweiz//Freiburg

Reglement vom 1. Mai 2015 über die Finanzverwaltung und die Rechnungslegungsstandards der Fachhochschule Westschweiz//Freiburg Die Fachhochschule We stschweiz//Freiburg gestützt auf das Bundesgesetz vom 30. September 2011 über die Förderung der Hochschulen und die Koordination im schweizerischen Hochschulbereich (Hochschulförderungs- und -koordinationsgesetz, HFKG); gestützt auf die interkantonale Vereinbarung der Fachhochschule Westschweiz vom 26. Mai 2011 (HES-SO-Vereinbarung); gestützt auf das Gesetz vom 15. Mai 2014 über die Fachhochschule Westschweiz//Freiburg (HES-SO//FRG); gestützt auf das Gesetz vom 25. November 1994 über den Finanzhaushalt des Staates (FHG) und das dazugehörige Ausführungsreglement vom

12. März 1996 (FHR); auf Antrag der Generaldirektion der Fachhochschule Westschweiz//Freiburg, beschliesst:

1. KAPITEL Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Gegenstand und Geltungsbereich (Art. 1 Abs. 2, 22 Abs. 4 und

59 ff. HES-SO//FRG; Art. 1 Abs. 1 und 3 FHR)

1 Dieses Reglement legt das Verhältnis der Fachhochschule Westschweiz//Freiburg (die HES-SO//FR) zum Staat im Bereich der Finanzverwaltung fest.

2 Es bestimmt die Grundsätze des Finanzhaushalts und die Rechnungslegungsstandards, die für di e HES-SO//FR gelten, insbesondere

die Finanzplanung, die Erstellung des Budgets und die Unterbreitung der Jahresrechnung.

3 Die Grundsätze des Finanzhaushalts können in internen Richtlinien präzisiert werden, die der Direktionsausschuss festlegt.

4 Die kantonale Gesetzgebung gilt sinngemäss.

2. KAPITEL Finanzplan und Budget

Art. 2 Finanzplan

1 Die Schuldirektorin oder der Schuldirektor stellt den Finanzplan der Hochschule auf und unterbreitet ihn der Generaldirektorin oder dem Generaldirektor der HES-SO//FR.

2 Der Direktionsausschuss der HES-SO//FR unterbreitet den Finanzplan zuerst dem Schulrat der HES-SO//FR und dann der Volkswirtschaftsdirektion (die Direktion) zur Stellungnahme.

3 Die Direktion legt dem Staatsrat den Finanzplan der HES-SO//FR zur Genehmigung vor.

Art. 3 Budgetverfahren (Art. 22 Abs. 5, 24 Abs. 2 Bst. f, 32 Abs. 2

und 3, 59 Abs. 2 und 3, 61 Abs. 1, 62, 64 HES-SO//FRG)

1 Das Budget wird gemäss den Budgetanweisungen der Finanzdirektion für ein Kalenderjahr erstellt. Es ist nach dem Kontenplan des Staates gegliedert.

2 Der Direktionsausschuss der HES-SO//FR koordiniert das Budget der Generaldirektion und die Budgets der Hochschulen.

3 Die Generaldirektorin oder der Gene raldirektor der HES-SO//FR stellt das Budget der Generaldirektion der HES-SO//FR auf.

4 Die Schuldirektorinnen und Schuldirektoren stellen das Budget ihrer jeweiligen Schule auf.

5 Das Budget der HES-SO//FR wird dem Staatsrat vorgelegt.

6 Das Budget der HES-SO//FR wird vom Grossen Rat in der Novembersession genehmigt.

7 darf die HES-SO//FR nur die für ihre Tätigkeit und die laufenden Investitionen unerlässlichen Ausg aben (Art. 22 FHR) tätigen.

Art. 4 Globalbudget (Art. 14 Abs. 2 Bst. f, 22 Abs. 5, 24 Abs. 2 Bst. h,

59 Abs. 2 und 3, 61 Abs. 1, 62 HES-SO//FRG)

1 Der Staat leistet seine direkten Beiträge an die HES-SO//FR in Form eines Globalbudgets.

2 Die HES-SO//FR verfügt im Rahmen der Gesetzgebung für das Staatspersonal und des Gesetzes über den Finanzhaushalt des Staates sowie im Rahmen ihres Bildungs- und Entwicklungsauftrags frei über das Globalbudget.

3 Die budgetären Kompetenzen des Grossen Rates bleiben vorbehalten.

Art. 5 Budgetkontrolle (Art. 24 Abs. 2 Bst. g und h, 32 Abs. 3 HES-

SO//FRG)

1 Die Generaldirektorin oder der Generaldirektor der HES-SO//FR sorgt dafür, dass die Schulen ihre Budgets einhalten. In diesem Sinne erstatten die Schuldirektorinnen und Schuldirektoren Bericht über die Einhaltung ihres jeweiligen Budgets.

2 Die Generaldirektion der HES-SO//FR richtet eine Budgetkontrolle ein, die sich nach dem jährlichen Terminplan der Finanzverwaltung richtet. Grundsätzlich wird der Stand der Rechnungen Ende April, Ende Juli und Ende September verlangt.

3 Die Generaldirektion der HES-SO//FR setzt ein System ein, mit dem für jede Schule eine Prognose des Jahres ergebnisses aufgestellt werden kann, die mindestens die Hauptpunkte wie Löhne und Beiträge der HES-SO umfasst.

4 Die Generaldirektion legt gegenüber dem Rektorat der HES-SO und ihrer Direktion Rechenschaft über die Finanzen der HES-SO//FR ab.

Art. 6 Nachtragskredit (Art. 18 Abs. 3 FHR)

Die Generaldirektorin oder der Generaldirektor der HES-SO//FR legt der Direktion ihre oder seine Beschlussentwürfe über Nachtragskreditbegehren vor.

3. KAPITEL Rechnung

Art. 7 Rechnungsführung und Rechnungslegungsstandard der HES-

SO//FR (Art. 2 Abs. 3, 34 ff. HES-SO//FRG; Art. 51 ff. HES- SO-Vereinbarung)

1 Die HES-SO//FR führt die Hauptbuchhaltung, die sie dem Rektorat vorlegt, gemäss den Empfehlungen des harmonisierten Rechnungslegungsmodells (HRM2) für die Kantone und die Gemeinden.

2 Da die HES-SO//FR finanziell zum Kanton gehört, führt sie eine zweite Buchhaltung nach den Empfehlungen des HRM2, die für den Staat gelten.

3 Die Generaldirektion der HES-SO//FR stellt die Resultate der Erfolgsrechnungen beider Rechnungslegungsmethoden nach den Absätzen

1 und 2 einander gegenüber.

4 Gestützt auf die Weisungen der HES-SO und des Bundes führt die HES- SO//FR eine Betriebsbuchhaltung, mit der die Kosten pro gesetzlichen Leistungsauftrag und pro vom Bund anerkannten Studiengang berechnet werden können.

5 Die HES-SO//FR benutzt für ihre Finanzbuchhaltung und ihre Betriebsbuchhaltung die vom Rektorat der HES-SO vorgeschriebene Buchhaltungssoftware.

6 Die Jahresrechnung der HES-SO//FR, das Budget und der Finanzplan werden der Finanzverwaltung gemäss dem Kontenplan des Staates vorgelegt.

Art. 8 Betriebsbuchhaltung (Art. 11 FHR; Art. 51 Abs. 5 HES-SO-

Vereinbarung) Diese wirtschaftliche Buchhaltung präsentiert die Kosten pro gesetzliche Leistung und pro vom Bund anerkannten FH-Studiengang. Sie erlaubt es, die Kosten und den Erlös sowie den Kostendeckungsgrad für jede einzelne Leistung zu bestimmen. Sie stützt sich namentlich auf eine Abrechnung der Arbeitsstunden pro Leistung.

Art. 9 Erfolgsrechnung (Art. 19 FHG)

1 Eine Abweichung vom Grundsatz der Jährlichkeit ist möglich.

2 Das Ergebnis der Erfolgsrechnung wird zum Zeitpunkt des Jahresabschlusses an die Finanzverwaltung weitergeleitet.

3 Falls das Ergebnis der im Folgenden erwähnten Aufgaben besser ausfällt als das Globalbudget, kann die Generaldirektion der HES-SO//FR dem

Staatsrat vorschlagen, einen Teil der Mittel an den Fonds für Forschung und Entwicklung zu übertragen. Die übertragene Summe muss aus Aufträgen und Forschungsprojekten (Dritt mittel) oder aus Dienstleistungen oder Weiterbildungsangeboten stammen, deren finanzielles Ergebnis besser als budgetiert ausfiel.

4 Die Erfolgsrechnung der HES-SO//FR wird vom Staat gemäss den Anweisungen der Finanzdirektion publiziert.

Art. 10 Investitionsrechnung (Art. 20 FHG)

1 Nur Investitionen von über 250 000 Franken je Objekt werden der Investitionsrechnung belastet.

2 Die gesamten Ausgaben und Einnahmen der Investitionsrechnung werden zum Zeitpunkt des Jahresabschlusses an die Finanzverwaltung weitergeleitet.

3 Realisierte Investitionen werden in die Bilanz des Staates aufgenommen.

Art. 11 Bilanz und Beilagen

1 Die Bilanz der HES-SO//FR wird der Finanzverwaltung zum Zeitpunkt des Jahresabschlusses vorgelegt.

2 Auf Verlangen der Finanzverwaltung liefert die HES-SO//FR die gewünschten Beilagen zur Jahresrechnung.

Art. 12 Fonds für Forschung und Entwicklung (Art. 56 f. HES-

SO//FRG)

1 Jeder Fonds für Forschung und Entwicklung einer Hochschule der HES- SO//FR wird von einem Verwaltungsausschuss verwaltet. Die Verwaltung der Fonds wird vom Finanzinspektorat im Rahmen der Rechnungsrevision kontrolliert.

2 Die für die Finanzen der HES-SO//FR verantwortliche Pe rson ist Mitglied des Verwaltungsausschusses jedes einzelnen Fonds.

3 Die HES-SO//FR stellt dem Finanzinspektorat das jährliche Buchungsjournal des entsprechenden Kontos zur Verfügung und liefert den Kontostand am Anfang und am Ende des Rechnungsjahres.

4 Die Generaldirektion der HES-SO//FR kann die Fonds innerhalb der Grenzen nach Absatz 5 speisen.

5 Die den Fonds gutgeschrie benen Mittel dürfen 5 % der Bruttobetriebskosten pro Hochschule nicht übersteigen. Oberhalb dieser Grenze dürfen den Fonds keine Mittel gutgeschrieben werden.

6 Der Fonds für Forschung und Entwicklung der einzelnen Schulen ist Gegenstand eines von der Direktion genehmigten Reglements der HES- SO//FR.

4. KAPITEL Ausgabenverpflichtungen

Art. 13 Verpflichtungen für laufende Ausgaben (Art. 28 FHR)

1 Die Schuldirektorin oder der Schuldirektor ist befugt, die laufenden Ausgaben (Kontenklasse 31 des vom Staat angewendeten Kontenplans HRM2) bis zu einem Betrag von 50 000 Franken zu tätigen.

2 Die Generaldirektorin oder der Generaldirektor der HES-SO//FR ist befugt, die laufenden Ausgaben zu tätigen, wenn der Betrag zwischen

50 000 und 100 000 Franken liegt.

3 Der Staatsrat ist für die Ausgaben zuständig, deren Betrag

100 000 Franken übersteigt.

Art. 14 Verpflichtungen für Investitionsausgaben (Art. 29 FHR)

Eine Investitionsausgabe kann getätigt werden: a) vom Staatsrat, wenn der Betrag 100 000 Franken übersteigt; b) von der Generaldirektorin oder vom Generaldirektor der HES-SO//FR, wenn der Betrag zwischen 50 000 und 100 000 Franken liegt; c) von der Schuldirektorin oder vom Schuldirektor, wenn der Betrag

50 000 Franken nicht übersteigt.

Art. 15 Übertragung von Befugnissen

1 In einem genau bestimmten Rahmen kann die Generaldirektorin oder der Generaldirektor der HES-SO//FR die Zeichnungsbefugnis einer Schuldirektorin oder einem Schuldirektor übertragen. Die Übertragung von Befugnissen muss schriftlich unter Angabe ihres Umfangs erfolgen.

2 In einem genau bestimmten Rahmen kann die Schuldirektorin oder der Schuldirektor die Zeichnungsbefugnis einer stellvertretenden Schuldirektorin oder einem stellvertretenden Schuldirektor übertragen. Die Übertragung von Befugnissen muss schriftlich unter Angabe ihres Umfangs erfolgen.

5. KAPITEL Finanzhaushalt

Art. 16 Geldflüsse mit der HES-SO

1 Die Geldflüsse mit der HES-SO bestehen hauptsächlich aus der Zahlung des Beitrags des Staates an die HES-SO und dem Bezug der Subventionen des Rektorats der HES-SO. Das Rektorat regelt die ein- und die ausgehenden Geldflüsse mit einem Cashclearing.

2 Das Rektorat informiert die Generaldirektion der HES-SO//FR über die jährlichen Daten der Zahlungen oder Bezüge im Rahmen des Cashclearings.

3 Die Zahlungen oder Bezüge werden direkt auf dem Bankkonto der Finanzverwaltung vorgenommen. Die Buchungseinträge erfolgen zuerst in der Buchhaltungssoftware des Kantons (SAP) und werden danach von der HES-SO//FR in die Buchhaltungssoftware aufgenommen, die vom Rektorat vorgeschrieben wird.

4 Die Generaldirektion der HES-SO//FR informiert die Finanzverwaltung über die Kontenklassen und die Beträge, die bei der Zahlung der Teilzahlungen oder des Restbetrags des Clearings mit der HES-SO für jede Kostenstelle einzutragen sind.

Art. 17 Interne Kontokorrente

1 Der Staat und die Hochschulen schaff en in ihrer jeweiligen Buchhaltung ein Kontokorrent mit der Finanzverwaltung.

2 Die Zahl der eröffneten Kontokorrente richtet sich nach den organisatorischen Bedürfnissen der HES-SO//FR.

3 Auf den Kontokorrenten werden die folgenden Finanzvorgänge erfasst: a) der vom Staat erfasste Aufwand und Ertrag für eine Rechnungseinheit der HES-SO//FR; b) die Geldflüsse zwischen dem Staat und der HES-SO//FR; c) das Ergebnis der Erfolgsrechnung und gegebenenfalls der Investitionsrechnung jeder Rechnungseinheit der HES-SO//FR.

Art. 18 Bankkonten

1 Bankkonten werden grundsätzlich bei der Freiburger Kantonalbank eröffnet. Ein Kontokorrent bei der Bank ist für jede Einheit vorgesehen, die an sie gerichtete Lieferantenrechnungen selber zahlt und den Studierenden oder Kundinnen und Kunden in Rechnung gestellte Beträge selber einkassiert.

2 Die Generaldirektion der HES-SO//FR sorgt dafür, dass nur so viele Bankkonten eröffnet werden, wie für eine reibungslose Buchhaltung der Hochschulen benötigt werden.

Art. 19 Bewilligung

1 Unter Berücksichtigung der verfügbaren personellen Ressourcen sorgen die Hochschulen dafür, dass die Funkti on der Kassierin oder des Kassiers und die Funktion der Buchhalterin oder des Buchhalters grundsätzlich von verschiedenen Personen ausgeübt werden.

2 Für alle Kontobewegungen ist die Kollektivunterschrift zu zweien erforderlich.

3 Für die Kontrolle der Zahlungsvorschläge und die definitive Zahlungsfreigabe ist die Generaldirektion der HES-SO//FR zuständig. Die Modalitäten werden in einer internen Richtlinie festgelegt.

Art. 20 Verwaltung der Gehälter

1 Das Amt für Personal und Organisation (POA) verwaltet die Gehälter des Personals der HES-SO//FR.

2 Die Marktkosten für diese Art von Dienstleistungen werden einmal im Jahr den Konten der HES-SO//FR pro Rechnungseinheit belastet.

3 Aus Gründen der Einfachheit und Effizienz werden die Honorare für den Unterricht, der im Auft ragsverhältnis erteilt wird, direkt von der HES- SO//FR bezahlt. Die Modalitäten werden in einer internen Richtlinie festgelegt.

Art. 21 Mehrwertsteuer (MWST)

Die HES-SO//FR ist mehrwertsteuerpflichtig. Sie verfügt über eine einzige MWST-Nummer für alle Hochschulen. Diese müssen für jedes Quartal die Leistungen deklarieren, die mehrwertsteuerpflichtig sind, und die der eidgenössischen Steuerverwaltung geschuldeten Beträge auszahlen.

Art. 22 Liegenschaften (Art. 66 Abs. 1 HES-SO//FRG)

1 Der Staat verwaltet durch das Hochbauamt die Liegenschaften, die er der HES-SO//FR zur Verfügung stellt.

2 Grundsätzlich wird der Liegenschaftsaufwand von der HES-SO//FR bezahlt. Die Unterhalts-, Betriebs-, Abschreibungs- und Mietkosten für Liegenschaften werden vom Staat bezahlt und den Konten der HES-SO//FR respektive der Einheit, welche die Räumlichkeiten nutzt, zum Selbstkostenpreis belastet.

6. KAPITEL Finanzkontrolle der HES-SO

Art. 23 Revision (Art. 52, 53, 54 FHG; Art. 50, 51, 52 FHR; Art. 65

HES-SO//FRG)

1 Die kantonale Finanzbuchhaltung der HES-SO//FR wird vom Finanzinspektorat revidiert.

2 Das Rektorat der HES-SO beauftragt die Revisionsstellen mit der Revision der «HES-SO HRM2»-Finanzbuchhaltung und mit dem Audit der Betriebsbuchhaltung der HES-SO//FR.

3 Der Staatsrat kann eine externe Revisionsstelle mit der Kontrolle der kantonalen Finanzbuchhaltung der HES-SO//FR beauftragen.

Art. 24 Informationspflicht (Art. 52 FHG, Art. 50 FHR)

1 Ungeachtet der Pflicht zur Geheimha ltung erteilt die Generaldirektion der HES-SO//FR dem Finanzinspektorat auf dessen Verlangen die für seine Aufgabe erforderlichen Auskünfte und legt ihm die notwendigen Unterlagen vor.

2 Das Finanzinspektorat darf jederzeit auf die Verwaltungsunterlagen der HES-SO//FR und alle anderen Informa tionen zugreifen, die es für seine Kontrolltätigkeit benötigt.

7. KAPITEL Schlussbestimmung

Art. 25

Dieses Reglement tritt am 1. Januar 2017 in Kraft. Genehmigung Dieses Reglement ist am 23.8.2016 vom Staatsrat genehmigt worden.