Weisungen über die Bearbeitung von Personendaten in der Verwaltung

1 Weisungen über die Bearbeitung von Personendaten in der Verwaltung Vom 9. November 1987 Der Regierungsrat des Kantons Aargau, gestützt auf §§ 15 Abs. 2 und 90 Ab s. 2 der Kantonsverfassung sowie §§

5 Abs. 1 und 13 Abs. 4 des Organi sationsgesetzes vom 26. März 1985 1) , erlässt folgende Weisungen:

§ 1

Diese Weisungen regeln die Bearbe itung von Personendaten in der Ver- waltung und dienen dem Schutz des Me nschen und seiner Persönlichkeit vor einem allfälligen Missbrauch.

§ 2

1 ben über eine bestimmte natürli- che oder juristische Person (betroffene Person).

2 der Umgang mit Personendaten, wie Beschaffen, Aufbewahren, Verwe nden, Verändern, Bekanntgeben oder Vernichten. Die Form der Bearbe itung und der Darstellung ist dabei unwesentlich, sei sie manuell oder gestützt auf Informatikmittel.

3 Personen erschlossene und auf Dauer angelegte Sammlung

§ 3

1 die kantonale Verwaltung.

2 zes wird durch das zuständige Departement für jede einzelne Da tensammlung die verantwortliche Ver- waltungsstelle bezeichnet.

1) SAR 153.100 Zwec k Begriffe Geltungsbereich und Bezeichnung der verantwort- lichen Stelle

3 Die Verordnung gilt auch für Dritte, wenn diese für eine Verwaltungs- stelle auf gesetzlicher Grundlage ode r im Auftrag Personendaten bearbei- ten. Der Dritte ist ausdrücklich darauf aufmerksam zu machen.

§ 4

Die Bestimmungen über das Amtsge heimnis und allfällige besondere Geheimhaltungspflichten sind zu beachten.

§ 5

1 Die Verwaltung darf Personendaten nur bearbeiten, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben erforderlich oder gesetzlich vorgeschrieben ist.

2 Besonders schützenswerte Personenda ten, also namentlich Angaben über die religiöse, weltanschauliche oder politische Haltung, über den gesundheitlichen Zustand, über Fürs orgemassnahmen sowie über Straf- taten und deren Folgen dürfen nur b earbeitet werden, wenn ein Gesetz dies vorsieht oder die Erfüllung einer Aufgabe dies zwingend erfordert, oder wenn die betroffene Person ausdrücklich oder durch Inanspruch- nahme entsprechender öffentlicher Leistungen zustimmt.

3 Personendaten müssen richtig, vo llständig und soweit der Zweck der Bearbeitung es erfordert, nachgeführt sein.

4 Personendaten sind nach Möglichkeit bei der betroffenen Person selbst zu erheben. Erfolgt eine Erhebung systematisch, namentlich mit Frage- bogen, so sind Rechtsgrundlage und Bearbeitungszweck anzugeben.

5 Personendaten dürfen nur für den Zw eck verwendet werden, für den sie ursprünglich erhoben wurden. Ausnahmen bewilligt der Regierungsrat.

6 Personendaten, die aller Voraussich sind zu vernichten. Besondere Vorsch riften über die Archivierung bleiben vorbehalten.

§ 6

1 Die Verwaltungsstelle, die zur E rfüllung ihrer Aufgaben Personendaten bearbeitet oder bearbeiten lässt, ist für diese und den entsprechenden Datenschutz verantwortlich.

2 Beauftragt die verantwortliche Ve rwaltungsstelle Dritte mit der Bear- beitung von Personendaten, so sind de chung sicherzustellen. Der Beauftra gte darf ohne ausdrückliche anders lautende Ermächtigung die Personenda ten nur dem Auftraggeber bekannt geben.

3 Verwenden mehrere Verwaltung sstellen Personendaten aus einer gemeinsamen Datens ammlung, so ist durch de n Regierungsrat eine Ver-

3 waltungsstelle zu bezeichnen, welc he die Hauptverantwortung für den Datenschutz trägt.

§ 7

1 rung oder Benachrichtigung einer Per- son nötig sind, wie Name, AHV-Nu mmer, Beruf, Adressen, dürfen innerhalb der Verwaltung sowie an Behörden und andere öffentliche Amtsstellen weitergegeben werden. Diese haben sich bei der Verwendung der Daten an die vorliege nden Weisungen zu halten.

2 alb der Verwaltung weitergegeben werden, wenn – die Aufgabe der weitergebenden oder der empfangenden Stelle es erfordert oder – dies im Einzelfall im Interesse der betroffenen Person liegt und deren Zustimmung vorliegt oder vorausgesetzt werden kann.

§ 8

1 soll jedermann, der dies verlangt und der sich ausweist, Auskunft dar über erteilen, ob und gegebenenfalls welche Daten über ihn in einer bestimmten Date nsammlung vorhanden sind.

2 rständlicher Form zu geben. Sie kann auch durch Einsichtgewährung erteilt werden. Dabei sind die Bedürfnisse einer rationellen Verw altungsführung zu berücksichtigen.

3 oder verweigert werden, wenn – gesetzliche Geheimhaltungsvorsc hriften des Bundes oder des Kan- tons entgegenstehen, oder – wichtige öffentliche oder schutzw ürdige private Interessen dies erfordern (§ 16 Abs. 1 lit. b VRPG) 1) , oder – die Auskunftserteilung zu eine m unverhältnismässigen Verwal- tungsaufwand führen würde, oder – die Personendaten endgültig archiv iert oder der personenbezogenen Verwendung entzogen sind. Eine solche Einschränkung oder Verw eigerung ist kurz zu begründen.

4 r selber namentlich bei medizini- schen Daten stark belasten, so ka nn die Auskunft einer Person seines Vertrauens erteilt werden.

5 t die verantwortliche Verwaltungs- stelle unrichtige Personendaten zu be richtigen oder zu vernichten, ein widerrechtliches Bearbeiten von Pers onendaten zu unterlassen oder die

1) SAR 271.100 Weitergabe von Personendaten innerhalb der Verwaltung Bekanntgabe von Personendaten an Betroffene

Widerrechtlichkeit einer Bearbeitung fe stzustellen. Der Nachweis der Richtigkeit von Personendaten obliegt der verantwortlichen Verwal- tungsstelle.

6 Wird ein Betroffener durch eine ve rantwortliche Verwaltungsstelle nicht zufrieden gestellt, kann er die Datenschutzkommission um Vermittlung ersuchen.

7 Die Auskunft und die Einsichtnahme in eine Datensammlung sowie die Behandlung von Begehren nach § 8 Abs. 5 sind unentgeltlich.

§ 9

1 Personendaten dürfen an privat e Personen und Organisationen nur bekannt gegeben werden, wenn die Aufgabe der verantwortlichen Ver- waltungsstelle dies erfordert, oder di es im Einzelfall im Interesse der betroffenen Person geschieht und deren Zustimmung vorliegt oder vorausgesetzt werden kann.

2 Personendaten aus allgemein z ugänglichen amtlichen Veröffentlichun- gen dürfen auf Anfrage auch einzel n oder in Auszügen bekannt gegeben werden, sofern Daten und Auswahlkriterien der Veröffentlichung ent- sprechen.

3 Über die Bekanntgabe von Personenda ten für Adressbücher und ähnliche Nachschlagewerke von allgemeinem Interesse entscheidet der Regie- rungsrat.

4 Sofern eine betroffene Person ein zureichendes Interesse geltend macht, ist die Bekanntgabe von sie betreffe nden Daten gemäss § 9 Abs. 2 und 3 durch Mitteilung an die Staatskanzlei sperren zu lassen. Die Bekanntgabe ist im Einzelfall trotz Sperrungen zu lässig, wenn glaubhaft gemacht wird, dass die betroffene Person die Sperrung nur veranlasst hat, um sich einer rechtlichen Verpflichtung zu entziehen.

§ 10

1 Wenn eine verantwortliche Verw altungsstelle Personendaten aus- schliesslich für nichtpersonenbezogene Zwecke, namentlich für Statistik, Planung und Forschung, bearbeitet, so muss nicht mehr auf die Einhaltung des ursprünglichen Zweckes (§ 5 Abs. 5), auf die Schranken der Bekanntgabe (§§ 7 und 9) und auf die Rechte der Betroffenen (§ 8) geachtet werden, sofern – diese Personendaten nicht mehr für personenbezogene Zwecke wei- tergegeben werden und – die Ergebnisse der Bearbeitung so bekannt gemacht werden, dass keine Rückschlüsse auf die betr offenen Personen möglich sind.

2 Innerhalb der Verwaltung dürfen Personendaten für ausschliesslich nichtpersonenbezogene Zwecke beka nnt gegeben werden, wenn keine

5 besondere Vorschrift dies ausschlie fenen Personen unwahrscheinlich sind.

3 elle darf Personendaten gemäss § 10 Abs. 2 auch an private Personen und Organisationen beka nnt geben, wenn gewährleistet ist, dass die Persone ndaten nicht an Dritte gelangen.

§ 11

1 der in seinen Bereichen geführten Datensammlungen.

2 Datensammlung A ngaben über deren Benennung, die Rechtsgrundlage, den Zweck, den Inhalt, die verant- wortliche Verwaltungsstelle, den betroffenen Personenkreis und die regelmässigen Empfä nger von Personendaten.

3 mmen werden Datensammlungen, die – keine schützenswerte Pers onendaten enthalten, oder – nur kurzfristig verwendet werden, oder – nur technische Bearbeitungsmittel sind, oder – ausschliesslich persönliche Arbe itsmittel sind und deren Daten nicht zur Beurteilung der betroffenen Personen dienen, oder – von den Strafverfolgungsbehörden in einzelnen hängigen Verfahren geführt werden.

4 es Verzeichnis de r Datensammlungen der kantonalen Verwaltung.

5 dermann durch die Departemente beziehungsweise die Staatskanzlei Einsic ht in die Register respektive in das zentrale Verzeichnis gewährt werden.

§ 12

Jede verantwortliche Verw den Datenschutz organisa torische und technische Massnahmen, damit die Personendaten vor Verlust und unbefugt er Bearbeitung geschützt sind.

§ 13

Die verantwortliche Verwaltungsstelle legt für jede Datensammlung fest, wann die Personendaten zu vernichten sind. Vorbehalten bleiben die Bestimmungen über die öffentlichen Archive.

§ 14

1 ntonale Datensc hutzkommission von drei bis fünf mehrheitlich verwaltungsexternen Mitgliedern. Ihr Sekreta- riat führt die Staatskanzlei. Register und zentrales Verzeichnis Datensicherung Vernichtung von Daten Datenschutz- Kommission

2 Die Datenschutz-Kommission – berät betroffene Personen über ihre Rechte – vermittelt zwischen betroffe nen Personen und der Verwaltung – berät die verantwortlichen Verwa ltungsstellen in Fragen des Daten- schutzes, namentlich bei Vorhaben für neue Informatikanwendungen und – orientiert die vorgesetzten Behör den über wesentliche Anliegen des Datenschutzes.

2bis Die Datenschutz-Kommission ist b eauftragt, periodisch die Einhaltung der Datenschutzweisungen zu überprüfen. 1)

3 Die Datenschutz-Kommission hat das Recht, jederzeit bei den verant- wortlichen Verwaltungsstellen, Datenempfängern gemäss § 10 in deren Umgang mit Datensammlungen Einsicht zu nehmen.

4 Die Mitglieder der Datenschutz- Kommission unterstehen dem Amts- geheimnis.

1) Eingefügt durch RRB vom 11. Juni 1990.