Gesetz über die Aktenführung und die Archivierung

Gesetz über die Aktenführung und die Archivierung * (Archivierungsgesetz, ArchG) vom 17. Dezember 2008 (Stand 1. Januar 2021) Der Landrat von Nidwalden, gestützt auf Art. 23, 24 und 60 der Kantonsverfassung, beschliesst: 1 Allgemeine Bestimmungen

Art. 1 Zweck

1 Dieses Gesetz bezweckt die Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns, die langfristige Gewährleistung der Rechtssicherheit, die rationelle Ver - waltungsführung sowie die Förderung der Forschung und die Sicherstel - lung des Datenschutzes im Archivbereich. 2 Es gewährleistet eine dauerhafte, zuverlässige und authentische Über - lieferung staatlichen Handelns und eine möglichst breite Dokumentation der Nidwaldner Geschichte für die Öffentlichkeit und den Staat.

Art. 2 Geltungsbereich

1 Dieses Gesetz gilt für die Aktenführung und Archivierung von Akten kantonaler und kommunaler Organe sowie für die Archivierung von Un - terlagen Dritter in den Archiven. 2 Vorbehalten bleiben besondere Bestimmungen eidgenössischer oder kantonaler Erlasse.

Art. 3 Begriffe

1 Organe sind Behörden oder Verwaltungsstellen: 1. des Kantons; 2. der Gemeinden und Gemeindeverbände; 3. der kantonalen und kommunalen selbständigen öffentlich-rechtli - chen Körperschaften und Anstalten. * Änderungstabellen am Schluss des Erlasses 1

2 Organe sind auch natürliche und juristische Personen, soweit sie von Organen gemäss Abs. 1 öffentliche Aufgaben zur Erfüllung übertragen bekommen haben. 3 Unterlagen sind, unabhängig von der Art des Informationsträgers, auf - gezeichnete Informationen, die gelesen, betrachtet, gehört oder auf andere Weise erfasst werden können. Dazu gehören auch Hilfsmittel und ergänzende Daten, die für das Verständnis der Informationen und deren Nutzung notwendig sind. 4 Akten sind diejenigen Unterlagen von Organen oder ihren Rechtsvor - gängerinnen und Rechtsvorgängern, die Aufgaben, Organisation, Mittel und Abläufe der Organe beschreiben, oder die für die Organe ge - schäftsrelevant sind, indem sie ihr Handeln in den wesentlichen Arbeits - schritten und im Ergebnis nachvollziehbar machen. 5 Als Archivgut gelten archivwürdige Unterlagen, die ein Archiv zur Auf - bewahrung übernommen hat. 6 Archivwürdig sind Unterlagen, die administrativ, rechtlich, politisch, wirtschaftlich, sozial, historisch oder kulturell für Nidwalden von Bedeu - tung sind oder der Nachvollziehbarkeit staatlichen Handelns oder der Rechtssicherheit dienen. 7 Für die Begriffe «Personendaten», «besonders schützenswerte Perso - nendaten», «Persönlichkeitsprofil» und «betroffene Person» gelten die Definitionen des Gesetzes über den Datenschutz (Kantonales Daten - schutzgesetz) 1 ) .

Art. 4 Eigentumsverhältnisse

1 Akten und Archivgut sind unveräusserliches Eigentum der öffentlichen Hand. Der Regierungsrat kann Ausnahmen bewilligen. 2 Dritte können Akten und Archivgut auch durch Ersitzung nicht erwer - ben. 2 Aktenführung

Art. 5 Zuständigkeit

1 Die Aktenführung obliegt den Organen. 1) NG 232.1 2

2 Organe, die öffentliche Aufgaben an natürliche oder juristische Perso - nen übertragen haben, bleiben für die Einhaltung dieses Gesetzes ver - antwortlich.

Art. 6 Grundsätze

1 Die Organe führen ihre Akten so, dass ihr Handeln jederzeit in den we - sentlichen Arbeitsschritten und im Ergebnis nachvollzogen werden kann und die Authentizität der Akten gewahrt bleibt. 2 Die Aktenführung umfasst das Erstellen, Empfangen, Bearbeiten und Ablegen der Akten bis zur Ablieferung in die Archive.

Art. 7 Zwischenablagen

1 Die Organe bewahren ihre Akten in einer Zwischenablage auf, wo sie vor Beschädigung und Verlust geschützt sind. 2 Sie arbeiten bei der Einrichtung der Zwischenablage mit dem für sie zuständigen Archiv zusammen.

Art. 8 Anbietepflicht

1 Die Organe haben nicht mehr häufig benötigte Akten dem für sie zu - ständigen Archiv zur Übernahme anzubieten. 2 Diese Verpflichtung gilt auch für Akten, die als geheim klassiert sind oder besonders schützenswerte Personendaten enthalten. 3 Akten aus dem Geschäftsverkehr der NKB mit Bankkunden und kom - merziell sensible Akten aus dem Geschäftsverkehr der kantonalen selb - ständigen öffentlich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten sowie ih - rer privatrechtlichen Tochtergesellschaften fallen nicht unter die Anbie - tepflicht gemäss Abs. 1.

Art. 9 Aufbewahrung

1 Die Organe bewahren ihre Akten bis zur Ablieferung an das Archiv auf.

Art. 10 Archivwürdigkeit

1 Die Archive beurteilen in Zusammenarbeit mit den anbietenden Orga - nen, ob Akten archivwürdig sind. 2 Das Staatsarchiv kann Akten als archivwürdig bezeichnen, die von den anderen Archiven als nicht archivwürdig eingestuft worden sind. 3

Art. 11 Ablieferung, Vernichtung

1 Die Organe liefern Akten, die als archivwürdig bezeichnet worden sind, ihrem Archiv ab. 2 Sie vernichten die Akten, die auch das Staatsarchiv als nicht archiv - würdig bezeichnet hat und nicht übernimmt. Jede solche Vernichtung ist zu dokumentieren. 3 Archivierung

Art. 12 Archive

1 Der Kanton, die Gemeinden und Gemeindeverbände sowie die kanto - nalen und kommunalen selbständigen öffentlich-rechtlichen Körper - schaften und Anstalten sind zuständig für die Archivierung der Akten ih - rer Organe und der von diesen beauftragten Organe gemäss Art. 3 Abs. 2. 2 Sie führen je ein Archiv, bezeichnen die verantwortliche Archivleitung und melden diese dem Staatsarchiv. 3 Die Archive sorgen für die dauerhafte Aufbewahrung, Erschliessung, Sicherung und Vermittlung des Archivguts.

Art. 13 Aufgaben der Archivleitung

1 Die Archivleitung erfüllt die den Archiven zugewiesenen Aufgaben und Befugnisse. 2 Die anderen Archivleitungen haben gegenüber ihren Organen die glei - chen Aufgaben und Befugnisse wie das Staatsarchiv. 3 Die Verfügungskompetenz der anderen Archive obliegt dem administrativen Rat, dem Vorstand von Gemeindeverbänden sowie der Geschäftsleitung der kantonalen und kommunalen selbständigen öffent - lich-rechtlichen Körperschaften und Anstalten.

Art. 14 Grundsätze

1 Archivgut wird dauerhaft aufbewahrt. 2 Es darf ausser zur Bestandeserhaltung oder in begründeten Einzelfäl - len zu wissenschaftlichen Zwecken nicht verändert werden. 3 Jede Veränderung ist zu dokumentieren. 4

Art. 15 Erschliessung, Sicherung, Restaurierung

1 Die Archive erschliessen das Archivgut fachgerecht durch Verzeichnis - se. 2 Sie bewahren das Archivgut sicher und sachgemäss auf und schützen es vor Beschädigung und Verlust. 3 Ist Archivgut beschädigt, wird dieses restauriert oder eine Ersatzüber - lieferung gebildet.

Art. 16 Anbieterecht

1 Die Archivierungspflichtigen sind berechtigt, ihr Archivgut auf ihre Kosten dem Staatsarchiv zur Erschliessung oder dauernden Aufbewah - rung zu übergeben.

Art. 17 Entzug des Archivierungsauftrags

1 Das Staatsarchiv kann den anderen Archiven den Archivierungsauf - trag entziehen, wenn sie ihre Aufgaben nicht wahrnehmen. 2 Es kann die Archivierung unter Kostenfolge zu Lasten des oder der Ar - chivierungspflichtigen selbst übernehmen. Die Kosten beinhalten dieje - nigen für die Übernahme, die weitere Erschliessung, die Aufbewahrung und die Wiederherstellung von beschädigtem Archivgut.

Art. 18 Sammlungen, Archivdeposita, Schenkungen

1 Die Archive können archivwürdige Unterlagen Dritter, welche die staat - liche Überlieferung sinnvoll ergänzen, sammeln oder diese als Archivde - posita oder als Schenkungen übernehmen. 2 Die Übernahme von Archivdeposita und Schenkungen ist vertraglich zu regeln.

Art. 19 Vernichtung von Archivgut

1 Die Auswahl des zu vernichtenden Archivguts erfolgt nach archivwis - senschaftlichen Grundsätzen. 2 Die Archive vernichten kein Archivgut ohne Rücksprache mit dem Or - gan, das die Akten hergestellt hat. 3 Das Staatsarchiv kann aus betrieblichen Gründen weniger wichtiges Archivgut vernichten. 5

4 Soll Archivgut aus den anderen Archiven vernichtet werden, ist dies dem Staatsarchiv zu melden. Das Staatsarchiv entscheidet über die Vernichtung. 5 Jede Vernichtung ist zu dokumentieren. 4 Öffentlichkeit und Nutzung des Archivguts

Art. 20 Einsichtsrecht

1 Das Archivgut ist nach Ablauf der Schutzfrist für die Öffentlichkeit frei zugänglich. 2 Die Organe können Archivgut, das sie oder ihre Rechtsvorgänger ab - geliefert haben, jederzeit einsehen, wenn dies zur Erfüllung ihrer ge - setzlichen Aufgaben erforderlich ist oder im Interesse einer betroffenen Person liegt.

Art. 21 Beschränkung des Einsichtsrechts

1 Die Archive können die Einsichtnahme einschränken oder aufschie - ben, wenn der Erhalt des Archivguts durch die Benützung schwerwie - gend gefährdet ist. 2 In Einzelfällen kann der Regierungsrat auf begründetes Gesuch die Schutzfristen nach Art. 22 und 23 einmalig um bis zu höchstens 30 Jahren verlängern, wenn ein überwiegendes schutzwürdiges öffentli - ches oder privates Interesse gegen die Einsichtnahme besteht.

Art. 22 Schutzfristen

1. Grundsatz 1 Archivgut, das nicht bereits bei der Entstehung öffentlich zugänglich war, unterliegt einer Schutzfrist von 30 Jahren seit der Entstehung der Akten.

Art. 23 2. bei besonders schützenswerten Personendaten oder

Persönlichkeitsprofilen 1 Archivgut, das besonders schützenswerte Personendaten oder Per - sönlichkeitsprofile enthält, unterliegt einer Schutzfrist von 100 Jahren seit der Entstehung der Akten. 6

2 Diese Schutzfrist entfällt, wenn die betroffene Person einer Einsicht - nahme zustimmt und endet vorzeitig, wenn seit dem Tod der betroffe - nen Person 10 Jahre vergangen sind. Der Todesnachweis ist durch die - jenige Person zu erbringen, die Einsicht in das Archivgut nehmen will.

Art. 24 3. bei Archivdeposita

1 Eine Deponentin oder ein Deponent kann mit dem Archiv für das Ar - chivdepot besondere Schutzfristen vereinbaren. Andernfalls gelten die ordentlichen Schutzfristen.

Art. 25 Einsichtnahme vor Ablauf der Schutzfrist

1 Die Archive können auf begründetes Gesuch hin die Einsichtnahme in das Archivgut vor Ablauf der Schutzfrist bewilligen, wenn: 1. überwiegende öffentliche oder private Interessen es gebieten; 2. Archivgut für nicht personenbezogene Forschung, Planung oder Statistik benötigt wird.

Art. 26 Rechte betroffener Personen

1 Betroffene Personen können Auskunft über ihre Personendaten im Ar - chivgut verlangen. 2 Die Archive können die Auskunftserteilung aufschieben oder einschränken, wenn der Aufwand unverhältnismässig hoch ist. 3 Bestreitet eine betroffene Person die Richtigkeit ihrer Personendaten im Archivgut, kann sie verlangen, dass eine Gegendarstellung beigefügt wird. Sie kann keine Vernichtung oder Berichtigung von Archivgut ver - langen.

Art. 27 Ausleihe von Archivgut

1 Archivgut wird nicht ausgeliehen. 2 Sofern eine sachgerechte Behandlung und die Sicherheit gewährleis - tet sind, können die Archive das Archivgut ausleihen: 1. an Organe, wenn es für die Erfüllung ihrer Aufgaben nötig ist; 2. an Fachinstitutionen für wissenschaftliche Forschungen sowie zu Ausstellungszwecken. 3 Ausgeliehenes Archivgut darf nicht verändert werden.

Art. 28 Gebühren

1 Die Einsichtnahme in Archivgut ist unentgeltlich. 7

2 Für aufwendige Leistungen und bei Inanspruchnahme der Archive für gewerbliche Zwecke wird eine Gebühr erhoben. 5 Staatsarchiv

Art. 29 Aufgaben

1 Das Staatsarchiv ist das Archiv des Kantons und seiner Rechtsvorgän - gerinnen und Rechtsvorgänger. 2 Es stellt eine dauerhafte, zuverlässige und authentische Überlieferung staatlichen Handelns und eine möglichst breite Dokumentation der Nid - waldner Geschichte sicher. 3 Das Staatsarchiv: 1. berät die Organe bei der Aktenführung; 2. übt die Aufsicht über die anderen Archive aus und erstellt Richtli - nien über die Ermittlung der Archivwürdigkeit; 3. entscheidet über die Archivwürdigkeit; 4. sorgt für die fachgerechte Erschliessung, dauerhafte Aufbewah - rung, Sicherung und Vermittlung des Archivguts; 5. gewährleistet die fachgerechte Benützung des Archivguts; 6. fördert und betreibt Forschung zur Kultur und zur Geschichte Nid - waldens; 7. führt eine Präsenzbibliothek zu Forschungszwecken; 8. sorgt für den fachlichen Austausch mit anderen Archiven und fachverwandten Institutionen; 9. * unterstützt im Bereich des Archivguts die für den Kulturgüter - schutz zuständige Instanz; 10. übernimmt weitere ihm zugewiesene Aufgaben.

Art. 30 Befugnisse

1 Das Staatsarchiv: 1. kann unter Vorbehalt der Genehmigung durch den Regierungsrat mit den anderen Archiven Verträge über die Übernahme von Ar - chivgut abschliessen; Weisungen über die Archivierung erteilen; 3. hat Zugang zu den Zwischenablagen der Organe und kann ihnen Weisungen über die Aktenführung und - ablieferung erteilen; 8

4. hat ein Mitspracherecht bei Projekten zur elektronischen Akten - führung in kantonalen Behörden und in der kantonalen Verwal - tung; 5. entscheidet über die Benutzung seiner Bestände unter Berück - sichtigung konservatorischer Gesichtspunkte und des Daten - schutzes. 6 Rechtsschutz , Übergangs , Vollzugs- und Schlussbestimmun- gen

Art. 31 * ...

Art. 32 Übergangsbestimmungen

1 Das Staatsarchiv erstellt binnen eines Jahres nach dem Inkrafttreten dieses Gesetzes eine Liste der Archive im Kanton. 2 Die Aktenführung und die Archivierung nach den Bestimmungen die - ses Gesetzes sind binnen vier Jahre nach dem Inkrafttreten dieses Ge - setzes sicherzustellen. 3 Die Aufarbeitung des bisherigen Archivgutes der anderen Archive er - folgt in Absprache mit dem Staatsarchiv binnen zehn Jahren nach dem Inkrafttreten dieses Gesetzes.

Art. 33 Änderung bisherigen Rechts

1. Personalgesetz 1 Das Gesetz vom 3. Juni 1998 über das öffentlichrechtliche Arbeitsver - hältnis (Personalgesetz) 2 ) wird wie folgt geändert: ...

Art. 34 2. Gemeindegesetz

1 Das Gesetz vom 28. April 1974 über Organisation und Verwaltung der Gemeinden (Gemeindegesetz) 3 ) wird wie folgt geändert: ...

Art. 35 3. Steuergesetz

1 Das Gesetz vom 22. März 2000 über die Steuern des Kantons und der Gemeinden (Steuergesetz) 4 ) wird wie folgt geändert: ... 2) NG 165.1 3) NG 171.1 4) NG 521.1 9

Art. 36 Aufhebung bisherigen Rechts

1 Die Verordnung vom 12. 5 ) wird aufge - hoben.

Art. 37 Vollzug

1 Der Regierungsrat erlässt die zum Vollzug dieses Gesetzes erforderli - chen Bestimmungen, insbesondere über: 1. die Aktenführung; 2. die Anlage von Zwischenablagen; 3. die Archivierung; 4. die Benutzung des Archivguts; 5. die Dokumentation der Vernichtung von Akten und Archivgut; 6. die Benutzungsordnung für das Staatsarchiv; 7. den Datenschutz; 8. die Höhe der Gebühren.

Art. 38 Inkrafttreten

1 Dieses Gesetz untersteht dem fakultativen Referendum. 2 Der Regierungsrat legt den Zeitpunkt des Inkrafttretens 6 ) fest. 5) A 1975, 975, 1243 6) Datum des Inkrafttretens: 1. Mai 2009 10

Änderungstabelle - Nach Beschluss Beschluss Inkrafttreten Element Änderung Fundstelle 17.12.2008 01.05.2009 Erlass Erstfassung A 2008, 2545, A 2009, 355 27.05.2015 01.01.2016 Erlasstitel geändert A 2015, 881, 1338 27.05.2015 01.01.2016 Art. 31 aufgehoben A 2015, 881, 1338 24.06.2020 01.01.2021 Art. 29 Abs. 3, 9. geändert A 2020, 1384, 1846 11

Änderungstabelle - Nach Artikel Element Beschluss Inkrafttreten Änderung Fundstelle Erlass 17.12.2008 01.05.2009 Erstfassung A 2008, 2545, A 2009, 355 Erlasstitel 27.05.2015 01.01.2016 geändert A 2015, 881, 1338

Art. 29 Abs. 3, 9. 24.06.2020

01.01.2021 geändert A 2020, 1384, 1846

Art. 31 27.05.2015

01.01.2016 aufgehoben A 2015, 881, 1338 12